Privacyverklaring

Wat TheJay vastlegt over jou, wat het vastlegt over de mensen in je netwerk, en wat er bewust niet gemeten wordt.

Versie 2.0 Laatst gewijzigd 22 oktober 2026 Geldt voor thejay.biz en de TheJay-apps voor iPhone en Android

1. Wie verwerkt je gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke: GoingDutch B.V.
Handelend onder: TheJay
KvK-nummer: 99940329
Btw-nummer: NL869197101B01
Adres: Generaal Winkelmanstraat 127, 3769 EC Soesterberg, Nederland
E-mail: luc@going-dutch.com

TheJay is één dienst. TheJay wordt aangeboden door GoingDutch B.V.; waar deze verklaring wij zegt, is die vennootschap bedoeld. Je account, je identiteit, je namen en je adresboek staan in de eigen database van TheJay, en deze verklaring is de hele verklaring.

De website en de apps zijn dezelfde dienst. De TheJay-apps voor iPhone en Android openen hetzelfde TheJay als thejay.biz, ingelogd op hetzelfde account, dus alles hier geldt ook voor de apps. Wat de apps extra doen — meldingen, de camera, je foto's en de microfoon — staat in artikel 3.

Voor wie TheJay is

TheJay is een hulpmiddel voor mensen die in de elektronische muziek werken: artiesten, agencies, labels en organisatoren. Je moet 18 jaar of ouder zijn om een account te hebben. We bewaren niet bewust gegevens over iemand die jonger is; denk je dat iemand onder de 18 een account heeft, mail ons dan en we sluiten het.

2. Twee rollen, en het verschil is hier extra belangrijk

Verwerkingsverantwoordelijke — voor jouw account

Voor wat van jou als artiest is — je profiel, je muziek, je releases, je facturen — bepalen wij (GoingDutch B.V.) doel en middelen en zijn wij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, en is deze verklaring het hele verhaal.

Verwerker — voor je netwerk

TheJay staat vol met gegevens over andere mensen: bookers, labels, promotors, venues, collega-artiesten. Wie ze zijn, wat je van ze vindt, wanneer je ze voor het laatst sprak, en of ze je demo hebben afgeluisterd. Dat zijn persoonsgegevens, en jij bepaalt wat je erover vastlegt.

Daarvoor ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst. Die geldt automatisch — tekenen hoeft niet.

Dit is geen formaliteit. Een privé-notitie over een promotor is een persoonsgegeven, en de betrokkene heeft in beginsel het recht om die op te vragen. Schrijf niets in TheJay dat je niet zou willen voorlezen. Wij lezen je notities niet en geven ze aan niemand — maar de wet geeft de betrokkene een recht dat wij niet kunnen wegnemen.

3. Welke gegevens, waarvoor, en op welke grondslag

Wat	Waarvoor	Grondslag	Hoe lang
Account — e-mailadres, en welke werkruimten en merken je mag zien	Inloggen, en weten wat je mag	Uitvoering van de overeenkomst	Zolang je account bestaat
Sessie	Ingelogd blijven	Uitvoering van de overeenkomst	Eindigt na 7 dagen zonder gebruik, en na hoogstens 30 dagen
In de TheJay-app: het pushtoken van je telefoon (van Apple op een iPhone, van Google op Android), bij welke app het hoort, en vanuit welke inlog het kwam	Meldingen naar je telefoon sturen, als je die toestond — zie hieronder	Uitvoering van de overeenkomst	Tot je account gewist is. Uitloggen stopt de meldingen naar die telefoon; meldingen uitzetten zet het token op uit
Meldingen in een browser: het adres dat de pushdienst van je browser gaf, de sleutels om ervoor te versleutelen, en welke browser het is (de user agent)	Meldingen naar die browser sturen, als je die toestond	Uitvoering van de overeenkomst	Tot je account gewist is; uitloggen of meldingen uitzetten stopt ze
Welke onderdelen van TheJay je werkruimte op een dag gebruikte — het onderdeel, nooit wat je erin deed, en niet wie in de werkruimte het gebruikte	Weten welke functies worden gebruikt, door welk soort klant, om TheJay te verbeteren en klanten op weg te helpen. Alleen geaggregeerd: een cijfer over minder dan vijf werkruimten wordt nooit getoond	Gerechtvaardigd belang (geaggregeerd, geen individuen)	13 maanden
Op welke dagen je ingelogd TheJay gebruikte, en in welke werkruimte — één regel per persoon per dag, nooit wat je deed	Weten wie TheJay gebruikt en hoe vaak, om klanten op weg te helpen en het bedrijf te sturen. De eigen medewerkers van TheJay zien het per persoon in het beheerportaal; andere klanten nooit	Gerechtvaardigd belang	13 maanden
Hoe je bij TheJay kwam: de uitnodiging of link waarmee je je aanmeldde, en — waar niets dat vastlegt — hoe onze medewerkers noteerden dat ze je leerden kennen (onze eigen benadering, een evenement, een doorverwijzing, de pers), met een korte notitie	Weten welke manieren om mensen te bereiken werken	Gerechtvaardigd belang	Zolang je account bestaat; gewist met je account
Als je als zakelijk contact met TheJay in gesprek bent — prospect, partner, investeerder of journalist: je naam, adres, organisatie en onze aantekeningen over het gesprek	Bijhouden van de eigen relaties van het bedrijf. Nooit gemengd met wat jij in TheJay bijhoudt	Gerechtvaardigd belang	Tot de relatie eindigt, of tot je ons vraagt het te verwijderen
Artiestenprofiel — naam, bio, foto's, live-set, rider, links, en wanneer elk onderdeel voor het laatst is bevestigd	Je EPK en je publieke pagina	Uitvoering van de overeenkomst	Tot jij het verwijdert
Je bibliotheek — tracks, versies, artwork, persfoto's	Je catalogus, je demo's en je EPK	Uitvoering van de overeenkomst	Tot jij ze verwijdert
Media bij een geplande post — de foto of video die je meestuurt	De post publiceren op het kanaal dat jij kiest	Uitvoering van de overeenkomst	72 uur nadat de post op alle gekozen kanalen klaar is — geslaagd of definitief mislukt. Lukte een kanaal niet, dan houden we het bestand 30 dagen, zodat je opnieuw kunt proberen en wij kunnen nakijken wat er misging. Een bestand dat nergens aan hangt gaat na 7 dagen weg. Zie artikel 9.
Netwerk — personen en organisaties, hun rol, notities, contactmomenten	Je relatiebeheer	Jij bepaalt dit; wij zijn hier verwerker	Tot jij het verwijdert
Outreach en bookings	Bijhouden wie je benaderde en wat eruit kwam	Jij bepaalt dit; wij zijn hier verwerker	Tot jij het verwijdert
Demo-ontvangers en wat zij deden met de link	Weten of je demo geluisterd is — zie artikel 5	Jij bepaalt dit; wij zijn hier verwerker	Tot je de link intrekt of verwijdert
Bezoeken en kliks op een smart link	Meten hoe een release loopt — zie artikel 5	Gerechtvaardigd belang (geaggregeerd, geen personen)	Tot je de link verwijdert
Content-planning en posts	Je campagne plannen en uitvoeren	Uitvoering van de overeenkomst	Tot jij het verwijdert
Gekoppelde sociale accounts — het id en de naam van het account, de Page of het kanaal, en de toegangstokens, versleuteld	Publiceren wat jij plant, op het platform dat jij kiest — zie artikel 7	Uitvoering van de overeenkomst	Tokens tot je ontkoppelt; het id en de naam zolang de werkruimte bestaat, of tot je ons vraagt ze te verwijderen
Gekoppelde mailbox en agenda (Google, Microsoft) — tokens, versleuteld; en van mail over je werk: afzender, onderwerp, datum en een korte preview	Boekingsaanvragen, demo's en gesprekken in je communicatie-hub; wat er verder op een dag in je agenda staat; en, alleen als je dat toestond, versturen wat je vanuit TheJay verstuurt vanaf je eigen adres	Uitvoering van de overeenkomst	Tokens tot je de koppeling verbreekt; maildetails tot je ze of je account verwijdert. Zie hieronder.
Een registratie van elke melding die TheJay naar een telefoon of browser stuurt: wat voor melding het was, over welke boeking of welk evenement, wanneer hij verstuurd en wanneer hij geopend is — en of het dagoverzicht van die avond daarna is geopend	Geen melding twee keer sturen, en weten of meldingen mensen op tijd bereiken. Cijfers worden alleen opgeteld getoond	Gerechtvaardigd belang	90 dagen
De taal die een lid instelt voor iemand in zijn netwerk of voor een link die het verstuurt (Nederlands of Engels)	Die persoon schrijven, en de pagina tonen, in de taal die hij of zij leest	Jij bepaalt dit; wij zijn hier verwerker	Tot de persoon of de link verwijderd is
Een verzoek van een organisator aan een artiest en de antwoorden daarop — persfoto's, een bio, een logo, de riders, een aankomsttijd, een nummer voor de dag, de namen op de passen en een gastenlijst — gegeven in de app of op een privépagina	De avond voorbereiden tussen de organisator, de artiest en diens agency. Maakt de artiest later een account met hetzelfde adres, dan komt wat hij of zij stuurde bij het eigen profiel	Jij bepaalt dit; wij zijn hier verwerker	Tot de organisator het verzoek of het evenement verwijdert
Een wijziging van een settijd, een datum, een podium of een afgelasting binnen 48 uur voor een show: wie het te horen kreeg, wanneer, en wanneer diegene op Begrepen drukte	Zorgen dat iedereen op een optreden het weet, en de volgende persoon op de boeking inlichten als iemand niet reageert	Jij bepaalt dit; wij zijn hier verwerker	Zolang het evenement bestaat
Een kopie van de avonden van vandaag en morgen op de telefoon of browser die je gebruikt: tijden, adressen, de mensen van die avond met hun nummers, en kleine pas- en reisbestanden	De avond openen zonder bereik	Uitvoering van de overeenkomst	Alleen op dat apparaat; vervangen telkens als je de avond opent, en weg als je uitlogt

Je mailbox en agenda

Koppel je een Google- of Microsoft-account, dan vraagt TheJay standaard alleen-lezen-toegang: je mail en je agenda lezen, en de namen van je agenda's zien. Kies je bij het koppelen voor Lezen en versturen — of druk je later op Versturen vanuit TheJay toestaan — dan vraagt TheJay ook toestemming om mail te versturen (gmail.send bij Google, Mail.Send bij Microsoft). TheJay kan nooit iets verwijderen of veranderen in je mailbox of je agenda.

Koppelen is lezen. Vanaf het moment dat je een account koppelt, leest TheJay de mail en de agenda ervan zoals hieronder staat, voor de werkruimte waaraan je het koppelde — iedereen in die werkruimte ziet wat TheJay bewaart — tot je het stopt (de mail onder Manage in de Inbox, de agenda bij het account in Integraties) of de koppeling verbreekt. Er is geen tweede schakelaar om lezen aan te zetten.

Je eigen mailbox is van jou. In een werkruimte met collega's kun je een account in plaats daarvan koppelen als je eigen mailbox. Dan zie alleen jij wat TheJay ervan bewaart; een beheerder ziet dat hij gekoppeld is, nooit de mail. Een gesprek daaruit komt pas bij je collega's als jij het aan een boeking, een contact of iets anders koppelt, of het met het team deelt. De agenda ervan wordt niet gelezen. Verlaat je de werkruimte, dan wordt de koppeling verbroken en worden de gesprekken die alleen jij kon zien verwijderd.

Mail waarmee je werkt. Vanaf het moment dat je mailbox gekoppeld is tot je het lezen stopt of de koppeling verbreekt, leest TheJay die elke paar minuten op de achtergrond, en opnieuw als je de communicatie-hub opent. Het kijkt naar je inbox, naar je map Verzonden, naar je andere mappen — daaruit houdt het alleen antwoorden op gesprekken in TheJay — en naar afleverberichten (een bounce), om te zien welk bericht niet afgeleverd kon worden. Het houdt alleen de berichten over je werk — van mensen in je People-lijst, boekingsaanvragen, demo's, antwoorden op wat je vanuit TheJay stuurde. Daarvan bewaren we de afzender, de ontvangers, het onderwerp, de datum en een korte preview. De volledige tekst en de bijlagen worden opgehaald als je een bericht opent en niet bewaard.
Mail die je vanuit TheJay verstuurt. Alleen met de toestemming om te versturen, en alleen vanuit je eigen mailbox: een antwoord, een bericht, een link die je deelt en de herinneringen over je boekingen die je aan laat staan, gaan via Google of Microsoft vanaf je eigen adres en staan in je eigen map Verzonden. Zonder die toestemming verstuurt TheJay daar niets van — je krijgt een link om zelf te sturen. TheJay verstuurt nooit wat jij schrijft vanaf zijn eigen adres.
Je hele inbox. Onder Mailbox zie je elk bericht in je inbox. Die weergave wordt elke keer live bij Google of Microsoft gelezen, en niets daarvan wordt opgeslagen of gelogd. Voeg je een afzender toe aan je People, dan wordt zijn mail vanaf dat moment bewaard zoals hierboven.
Agenda. Vanaf het moment dat je koppelt, als je werkruimte nog geen agenda gekozen heeft, tot je Show what else is in it uitzet bij het account in Integraties of de koppeling verbreekt: TheJay leest de afspraken rond een datum om te laten zien of die dag bezet is. Afspraken worden niet bewaard. Je boekingen in je agenda zetten is een aparte schakelaar, uit tot je die aanzet.
AI. Alleen als je TheJay vraagt een bericht voor je te lezen, gaat dat ene bericht naar de AI-aanbieder (artikel 8) — nooit automatisch, en er wordt geen model mee getraind.
Tokens bewaren we versleuteld (AES-256-GCM). Verbreek je de koppeling, dan verwijderen we ze en trekken we ze bij Google ook in. Je kunt de toegang ook zelf intrekken via myaccount.google.com/permissions of account.live.com/consent/Manage. Maildetails die al in je hub staan, blijven tot je ze of je account verwijdert.
Nooit verkocht, nooit gebruikt voor advertenties, nooit doorgegeven aan anderen dan de subverwerkers in artikel 7, en nooit gelezen door mensen bij TheJay — tenzij je ons daar zelf om vraagt voor support, het nodig is voor de beveiliging, of de wet het vereist.

Mensen met wie je via TheJay contact hebt

Hiervoor ben jij verwerkingsverantwoordelijke en wij verwerker (artikel 2).

Hun berichten op een TheJay-pagina — een gastpagina, een boekingspagina, een ondertekenpagina — en hun antwoorden per mail op wat jij stuurde, bewaren we in het gesprek met hen, zodat jullie allebei één geschiedenis zien. Elke mail over een gesprek heeft een link Stuur me hier geen mail meer over; het gesprek blijft leesbaar op hun pagina.
Een boekingsaanvraag via je openbare boekingsformulier bewaren we in je werkruimte als contact en als gesprek.
Een antwoord op een demo — per mail, of een bericht op de demopagina — leggen we vast bij die ontvanger op je lijst, naast het luisteren uit artikel 5.
Als iemand met wie je werkt zich bij TheJay aanmeldt, laat TheJay hem of haar — en alleen hem of haar, na bevestiging van het adres — de openbare namen zien van werkruimtes die dat adres hebben en met hem of haar hebben gewerkt. Er wordt niets gekoppeld en geen werkruimte krijgt iets te horen, tenzij hij of zij ervoor kiest die te koppelen. Na het koppelen komen berichten van die werkruimte binnen in TheJay, met een kopie per mail volgens de eigen meldingsvoorkeur.
Nadat iemand op een TheJay-pagina heeft geantwoord (en nooit ervoor) kan de pagina één keer voorstellen wat TheJay voor hem of haar zou doen. We leggen bij die link vast dat het voorstel getoond of weggeklikt is, en of er een account volgde. Heeft een bevestigd adres geldige links van meer dan één werkruimte, dan kan het voorstel zeggen hoeveel — een getal, geteld op een gezouten hash van het adres, nooit een naam. Wie op Vraag … je aan het team toe te voegen drukt, laat dat de afzender in het gesprek weten; niemand krijgt daarmee toegang.
Een verzoek van een organisator aan een artiest zonder account komt als een privélink die TheJay voor de organisator verstuurt, met het bevestigde adres van de organisator om op te antwoorden. De pagina gaat pas open na een code die naar dat adres wordt gemaild. Herinneringen stoppen na twee, komen hooguit één keer per dag, en elke brief kan ze stoppen.

Mail die TheJay zelf verstuurt

TheJay's eigen mailrelay (artikel 7) verstuurt TheJay's eigen mail: inlog- en bevestigingscodes, ontvangstbevestigingen voor iets wat iemand op TheJay deed, uitnodigingen om bij TheJay te komen ("Luc heeft je uitgenodigd…"), account-, facturatie- en beveiligingsmail, en berichten aan leden over hun eigen werkruimte.

Daarnaast verstuurt hij vier brieven voor een lid, en alleen aan iemand zonder TheJay-account, zodat ze aankomen of het lid nu een mailbox heeft gekoppeld of niet: het verzoek om informatie van een organisator, de herinneringen daarop, een wijziging van de avond binnen 48 uur voor een show, en een bericht aan de hele line-up. Elke brief noemt het lid en diens organisatie en waarom hij komt, een antwoord gaat naar het bevestigde adres van het lid, en elke brief houdt een manier om hem te stoppen. Al het andere wat een lid schrijft, gaat vanuit diens eigen mailbox, of helemaal niet.

Het gebruik en de doorgifte aan andere apps door TheJay van informatie die van Google API's is ontvangen, houdt zich aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

De TheJay-apps voor iPhone en Android

De app laat hetzelfde TheJay zien als de website. Daarnaast doet de app dit met je telefoon:

Meldingen, alleen als je ze toestaat. Je telefoon geeft de app dan een pushtoken — van Apples Push Notification service (APNs) op een iPhone, van Googles Firebase Cloud Messaging (FCM) op Android — en de app geeft dat aan TheJay. Wij bewaren dat token bij je account, met bij welke app het hoort en vanuit welke inlog het kwam. Een melding gaat van TheJay naar Apple of Google, en zij bezorgen hem op je telefoon. Hij bevat een korte titel, waarin je artiestennaam of je werkruimte kan staan, één algemene regel en een link — nooit de inhoud van een bericht, een boeking of een contract. Apple en Google zien die tekst om hem te kunnen bezorgen.
Wanneer het token niet meer gebruikt wordt. Log je uit, dan krijgt die telefoon geen meldingen meer. Zet je meldingen uit, of laat Apple of Google weten dat het token niet meer werkt, dan zetten we het op uit. Het token zelf wordt verwijderd als je account gewist wordt (artikel 10).
Camera, foto's en microfoon — alleen als je op de knop drukt. De camera of je foto's als je een foto toevoegt aan je profiel, een boeking of een bericht; de microfoon als je een spraakbericht of een idee inspreekt. Je telefoon vraagt de eerste keer om toestemming, en je kunt die intrekken in de instellingen van je telefoon. Alleen de foto die jij kiest wordt geüpload. Een opname gaat naar de AI-aanbieder om er tekst van te maken (artikel 8); TheJay bewaart de opname zelf niet.
Niets op de achtergrond. De app gebruikt de camera, je foto's en de microfoon niet als je niet op die knop hebt gedrukt. Hij gebruikt je locatie niet en leest de contacten op je telefoon niet.
Geen tracking. In de app zit geen reclame en geen analyse- of trackingsoftware van anderen, en hij volgt je niet in andere apps of op andere websites.
De avond, bewaard op je telefoon. Als je een avond opent, blijft een kopie van de gegevens van vandaag en morgen op je telefoon staan, zodat hij ook zonder bereik opent (zie de tabel hierboven). Hij verlaat de telefoon nooit en verdwijnt als je uitlogt.
Links die de app openen. Een link naar het product van TheJay in een e-mail kan de app openen in plaats van de browser, als de app geïnstalleerd is. Apple en Google controleren dat met een bestand op de site van TheJay; er zijn geen gegevens over jou bij betrokken.

4. Wat bewust niet wordt vastgelegd

Dit beschrijft de code zoals die draait, niet een voornemen:

Geen IP-adres en geen apparaat bij wat mensen met je links doen. Een bezoek aan een smart link, een demopagina of je artiestenpagina legt geen IP-adres, geen browser en geen apparaat vast. De paar plekken waar een IP-adres of een browser wel bewaard wordt, en waarom, staan hieronder.
Geen locatie. Ook geen land, ook niet bij benadering.
Geen cookies op je publieke pagina's. Je release-link, je demo-link en je artiestenpagina zetten geen enkele cookie en gebruiken geen opslag in de browser. Een fan die op je smart link klikt, loopt daar niets aan over. Staat er een Spotify-speler op je artiestenpagina, dan is dat de speler van Spotify zelf en laadt die met de pagina mee: de browser van de bezoeker maakt contact met Spotify, en voor die bezoeker gelden de voorwaarden en cookies van Spotify zelf. TheJay zet geen van die cookies en krijgt er niets van terug.
Geen trackers of pixels van derden. Geen Google Analytics, geen Meta-pixel, geen advertentienetwerk.
Eigen lettertypen. De website en de apps halen hun lettertypen bij TheJay zelf, dus het openen van een pagina vertelt Google Fonts of een andere letterdienst niet dat je er was.
Geen verkoop van gegevens, en geen training van AI-modellen op jouw muziek, je netwerk of je teksten.

Waar een IP-adres of een browser wel bewaard wordt

Een paar dingen zijn meer waard met een vastlegging van waar ze vandaan kwamen. Dit zijn ze allemaal:

Inlogpogingen — het tijdstip, de uitkomst, het IP-adres en een hash van het ingetypte e-mailadres. Om te merken dat iemand wachtwoorden probeert te raden en om een overgenomen account te onderzoeken. Bewaard: 90 dagen.
Een contract accepteren of een overeenkomst ondertekenen — de naam, het e-mailadres en het tijdstip, een vingerafdruk van het document, en het IP-adres en de browser (user agent) waarmee het gebeurde. Als bewijs van wie waarmee instemde, en wanneer. Het IP-adres en de browser verdwijnen na twee jaar uit een geaccepteerd boekingscontract en uit de geschiedenis van een overeenkomst; bij de handtekening zelf blijven ze zo lang als de overeenkomst, omdat een handtekening achteraf niet te veranderen is.
Een beveiligde link openen — een contract, een boekingslink of een factuur die eerst om een code vraagt: welke browser de code invulde, bewaard bij de link.
Meldingen in een browser — in welke browser je ze aanzette (artikel 3).
Een supportvraag — welke browser en welke versie van TheJay je gebruikte en op welk scherm je was, zodat we het probleem kunnen nadoen. Bewaard bij de vraag; artikel 10 zegt wat ermee gebeurt als je account gewist wordt. Mail je support, dan wordt je mail (afzender, onderwerp en tekst, zonder bijlagen) de berichten van de vraag en wordt die bewaard zoals de vraag; het bericht dat hij is afgeleverd bewaren we 30 dagen, of 90 als hij niet kon worden verwerkt.
Een probleem in je browser — loopt een pagina van TheJay tegen een fout aan, dan meldt je browser de foutmelding, het scherm waarop het gebeurde en welke browser je gebruikt, met je account en werkruimte, zodat we het kunnen vinden en oplossen. Bewaard tot 30 dagen nadat de fout voor het laatst is gezien.
Een aanmelding die als geautomatiseerd is geweigerd — wat er in het formulier werd ingevuld (een e-mailadres en een naam) en het IP-adres waar het vandaan kwam, zodat we een programma herkennen dat het formulier invult. Bewaard: 30 dagen.
Onze eigen medewerkers — doet iemand van TheJay iets in het beheerportaal, dan worden het IP-adres en de browser daarbij bewaard, als beveiligingsvastlegging.

Om misbruik af te remmen telt de server ook korte tijd verzoeken per IP-adres. De meeste van die tellingen staan in het geheugen en worden niet opgeslagen. Waar iemand zonder account iets kan insturen — een demo, een ondertekenpagina, een gedeelde link, afmelden, het koppelen van de desktop-app — staat de telling in plaats daarvan in de database, met het IP-adres vervangen door een hash, en wordt ze na één dag verwijderd.

5. Meten aan mensen — demo-links en smart links

Twee functies in TheJay meten wat anderen doen. Dat is waar ze voor bestaan, dus het staat hier apart en met naam en toenaam.

Demo-links

Stuur je een demo, dan legt TheJay per link vast: wanneer die geopend is, of er is afgespeeld, of iemand halverwege kwam, of hij het afluisterde, en of er gedownload is — niets fijner dan dat. Heb je de link aan een specifieke ontvanger gekoppeld, dan hangen die gebeurtenissen aan die persoon. Dat is precies wat het product belooft — "wie luisterde en hoe ver" — en het is tegelijk het meten van gedrag van een ander. Een antwoord — per mail op je bericht, of op de demopagina — leggen we ook bij die persoon vast, en zo ook de notities die iemand op de demopagina bij een moment van de track schrijft, als jij dat toestaat. Wat een luisteraar antwoordt of noteert, leest alleen jouw eigen werkruimte; niemand anders met wie je de track deelt of maakt, tot jij een notitie zelf naar je team brengt.

Wat dit van jou vraagt. Jij bent hier verwerkingsverantwoordelijke. Vertel de ontvanger dat je ziet of hij de demo geluisterd heeft. Eén zin in je bericht is genoeg. Doe je dat niet, dan meet je iemand zonder dat hij het weet, en dat is jouw verantwoordelijkheid en niet die van ons.

Wat er niet wordt vastgelegd bij een demo-bezoek: geen IP-adres, geen apparaat, geen locatie. Is de link niet aan een ontvanger gekoppeld, dan is er geen enkele manier om te weten wie er was.

Demo's die binnen TheJay verstuurd zijn

Een demo kan ook naar een label gaan dat op TheJay zit, in zijn demo-inbox. Speelt iemand bij dat label hem daar af, dan legt TheJay dezelfde stappen vast als bij een demo-link — geopend, afgespeeld, halverwege, afgeluisterd — en laat die zien aan de artiest die hem stuurde, naast het antwoord van het label. Niets fijner dan dat, en geen IP-adres, apparaat of locatie. De artiest ziet dat het label luisterde en hoe ver; welke persoon bij het label het was, legt TheJay niet vast. Een demo die via het formulier van het label of per e-mail in de inbox kwam, wordt zo niet gemeten: er is geen afzender op TheJay om het aan te laten zien.

Smart links

Van een release-link houdt TheJay bij hoeveel bezoeken er waren en op welke dienst is geklikt. Meer niet: geen bezoeker-id, geen cookie, geen IP-adres, geen sessie. Twee bezoeken van dezelfde persoon zijn niet van elkaar te onderscheiden, en dat is met opzet zo. Je krijgt er een campagnetelling uit en geen publiek.

6. Cookies

Naam	Waarvoor	Duur	Eigenschappen
thejay_session	Onthouden dat je bent ingelogd	Hoogstens 30 dagen; de inlog erachter eindigt na 7 dagen zonder gebruik	HttpOnly, Secure, SameSite=Lax
__Host-thejay_connect	Controleren dat de browser die terugkomt van Google of Microsoft dezelfde is die begon met het koppelen van je mailbox of agenda	10 minuten	HttpOnly, Secure, SameSite=Lax

Dat zijn de enige cookies. Ze zijn allebei strikt noodzakelijk: de eerste wordt alleen gezet als je inlogt, de tweede alleen terwijl je een account koppelt. Op de openbare pagina's — /r/, /d/ en /a/ — wordt geen van beide gezet. Een artiestenpagina met een Spotify-speler laadt de speler van Spotify zelf zodra de pagina opent; de cookies die Spotify dan zet, zijn van Spotify, vallen onder de voorwaarden van Spotify, en TheJay leest er geen van.

7. Wie je gegevens verder ziet

De volledige lijst staat op de pagina subverwerkers, die onderdeel is van deze verklaring. In het kort: de hostingpartij, de aanbieder van het taalmodel voor je AI-teksten, de mailrelay, die alleen TheJay's eigen mail verstuurt (artikel 3), en Apple en Google, die meldingen bezorgen bij de TheJay-app op je telefoon. Mollie verzorgt betalingen als TheJay een betaalstap aanbiedt; waar dat niet zo is, wordt er niets via TheJay betaald en gaat er niets naar Mollie.

Vanuit TheJay kun je posts laten publiceren op Instagram, Facebook, YouTube en TikTok. Dat gebeurt alleen met een account dat jij zelf koppelt, en alleen op jouw opdracht: een post gaat pas weg als jij hem inplant of publiceert. Het platform is dan ontvanger op jouw instructie en geen subverwerker van ons; wat het met je post doet, valt onder zijn eigen voorwaarden en privacybeleid. Ze staan ook op de pagina subverwerkers.

Een platform kun je pas koppelen als het TheJay heeft goedgekeurd. Elk platform beoordeelt TheJay apart, en tot het dat gedaan heeft, kun je het niet koppelen en gaat er niets naartoe. Onder Integraties zie je welke platforms je kunt koppelen. Plannen en schrijven kan altijd.

Voor elk platform geldt:

Koppelen doe je op het scherm van het platform zelf. Daar geef je TheJay toestemming; je wachtwoord ziet TheJay niet.
Wat we bewaren: het id en de naam van het account, de Page of het kanaal, om te laten zien wat er gekoppeld is en naar het goede account te posten; en de toegangstokens, versleuteld (AES-256-GCM) — zonder de sleutel is er niets mee te beginnen. Van een post bewaren we wat artikel 9 noemt, met het id en de link die het platform teruggeeft. De foto of video zelf verwijderen we zoals artikel 3 zegt.
Waarvoor: alleen om te publiceren wat jij plant en je te laten zien hoe het ging. Wat we van een platform krijgen, wordt niet verkocht, niet voor advertenties gebruikt en niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Vraag je de assistent van TheJay om hulp, dan kunnen de naam van een gekoppeld account en de stand van de koppeling meegaan in die ene vraag aan de AI-aanbieder (artikel 8).
Hoe lang: de tokens tot je ontkoppelt; het id en de naam zolang de werkruimte bestaat, of tot je ons vraagt ze te verwijderen (hieronder).

Allebei van Meta Platforms Ireland Limited. Wat Meta met je gegevens doet, staat in het privacybeleid van Meta.

Instagram. Je koppelt een professioneel account — Creator of Business — via de inlog van Instagram. TheJay leest het id en de gebruikersnaam van het account. Bij een post stuurt TheJay de foto's of de video en het bijschrift die jij koos, met de alt-tekst als je die schreef. Daarna leest TheJay of de post klaar is, de link naar de geplaatste post, en hoeveel posts het account die dag al plaatste: Instagram staat er per dag een maximum toe. Het token is zestig dagen geldig; TheJay vernieuwt het wanneer het gebruikt wordt.
Facebook. Je koppelt een Facebook-pagina, nooit je persoonlijke profiel: TheJay post als de Page. Bij het koppelen ziet TheJay welke Pages je mag beheren, met hun naam en id, om de juiste te kiezen; het bewaart alleen het id, de naam en het token van die ene Page. Bij een post stuurt TheJay de tekst, de foto of de video die jij koos.
Een foto of video haalt Meta zelf op bij een tijdelijk adres van TheJay.

YouTube

Voor YouTube gebruikt TheJay de YouTube API Services. Door een YouTube-kanaal te koppelen ga je akkoord met de Servicevoorwaarden van YouTube (zie ook artikel 8 van de algemene voorwaarden). Wat Google met je gegevens doet, staat in het privacybeleid van Google. Voor wie in de EER woont is dat Google Ireland Limited; de YouTube API Services zelf worden aangeboden door Google LLC in de Verenigde Staten.

Wat TheJay leest: bij het koppelen het id en de naam van je kanaal; na een upload het id van de video, waarmee TheJay de link ernaar maakt.
Wat TheJay naar YouTube stuurt: alleen op jouw opdracht de video van je post, met de titel en de beschrijving uit je post en de zichtbaarheid waarmee hij op YouTube komt.
Wat TheJay bewaart: het id en de naam van je kanaal, de tokens, versleuteld, en bij je post het id en de link van de video. De video zelf verwijderen we zoals artikel 3 zegt.
Met wie TheJay het deelt: met niemand, op wat hierboven over de assistent staat na. TheJay toont geen advertenties en er draait geen advertentie- of trackingsoftware van anderen in TheJay (artikel 4); de cookies die TheJay zelf zet, staan in artikel 6. Voor wat TheJay van Google ontvangt, geldt ook het Google API Services User Data Policy (artikel 3).
Toegang intrekken: druk bij het kanaal in Integraties op Ontkoppelen; TheJay verwijdert dan de tokens en trekt ze bij Google in. Je kunt TheJay de toegang ook zelf ontnemen in de beveiligingsinstellingen van Google, op myaccount.google.com/permissions.

TikTok

Van TikTok Technology Limited, in Ierland. Wat TikTok met je gegevens doet, staat in het privacybeleid van TikTok.

Wat TheJay leest: bij het koppelen de weergavenaam en het open id van je account. Voor een post de instellingen die TikTok voor jouw account toestaat — wie een post mag zien, of reacties, duetten en stitches aan kunnen, en hoe lang een video mag zijn — om je precies die keuzes te laten zien.
Wat TikTok krijgt: de video of de foto's en het bijschrift die jij koos, met de privacy- en interactie-instellingen die jij koos. Het bestand haalt TikTok zelf op bij een tijdelijk adres van TheJay.
Wat TheJay bewaart: het open id en de weergavenaam, de tokens, versleuteld, en bij je post het id dat TikTok ervoor teruggeeft.

LinkedIn wordt niet meer aangeboden: je kunt het niet koppelen en TheJay plaatst er niets meer. Was er eerder een LinkedIn-account gekoppeld, dan staat dat nog in Integraties, waar je het kunt ontkoppelen; daarvoor geldt hetzelfde als voor de andere platforms.

Dit geldt voor elk platform hierboven: Instagram, Facebook, YouTube, TikTok en LinkedIn.

Ontkoppel het account in TheJay. Druk bij het account in Integraties op Ontkoppelen. De tokens worden meteen verwijderd — bij Google ook ingetrokken — en TheJay kan daarna met dat account niets meer lezen of plaatsen. Een post die nog gepland stond, gaat niet meer weg.
Haal TheJay weg bij het platform zelf, als je dat ook wilt: in Instagram onder Instellingen ▸ Websitemachtigingen ▸ Apps en websites; op Facebook onder Instellingen en privacy ▸ Instellingen ▸ Bedrijfsintegraties, of Apps en websites; bij Google op myaccount.google.com/permissions; in TikTok onder Instellingen en privacy ▸ Beveiliging en machtigingen, bij de apps en diensten met toegang tot je account. Platforms verplaatsen hun menu's weleens; zoek anders op TheJay in de instellingen. Doe je alleen dit, dan werkt de koppeling in TheJay niet meer, maar staan de tokens, die dan niets meer kunnen, nog bij ons tot je ook stap 1 doet.
Wat er daarna nog is. Je posts blijven in je contentplanning staan, met het id en de link die het platform teruggaf, tot je ze verwijdert. De foto of video bij een post verwijderen we zelf: 72 uur nadat de post op alle gekozen kanalen klaar is, of 30 dagen nadat een kanaal definitief mislukte. En de werkruimte houdt bij dat het account gekoppeld was, met het id en de naam.
Laat het ons verwijderen. Mail luc@going-dutch.com vanaf het adres van je TheJay-account, met het platform en de naam van het account. Dan verwijderen we wat TheJay nog van dat account heeft — het id en de naam, en bij je posts het id en de link van het platform — en laten we je per mail weten dat het gedaan is. Je posts zelf verwijder je in je contentplanning; sluit je je account, dan geldt artikel 10.

Je eigen publieke pagina's

Je EPK, je release-link en je demo-link zijn er om gedeeld te worden. Wat je daarop zet is openbaar voor wie de link heeft — dat is het doel, maar het is goed om het te beseffen voordat je een telefoonnummer in je rider zet. Een link is in te trekken; wat iemand al gezien heeft, niet.

8. Doorgifte buiten de EER

De applicatie, de database en je bestanden draaien binnen de EU, in Nederland. Drie dingen kunnen daarbuiten gaan.

AI. Gebruik je een AI-functie — een tekst laten schrijven, de assistent iets vragen, een contract laten lezen, een spraakbericht inspreken of een bericht uit je mailbox laten lezen — dan gaat die aanvraag naar de AI-aanbieder, vandaag OpenAI in de Verenigde Staten. OpenAI traint er zijn modellen niet mee en bewaart hem tot 30 dagen om misbruik op te sporen. Een contract dat je hebt laten lezen, staat daar als bestand, zodat het niet bij elke vraag opnieuw verstuurd wordt: TheJay vraagt OpenAI dat bestand na uiterlijk zeven dagen te verwijderen, en verwijdert het eerder als het document wordt verwijderd, als de werkruimte wordt leeggemaakt of als het account dat het uploadde wordt gewist. Daarvoor gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, als onderdeel van de verwerkersvoorwaarden van OpenAI. TheJay vraagt je toestemming voordat je een AI-functie voor het eerst gebruikt, en je kunt AI weer uitzetten onder Your account.
Meldingen op je telefoon. Sta je ze toe in de TheJay-app, dan gaan ze via Apple (APNs) voor een iPhone of Google (Firebase Cloud Messaging) voor Android, die ze in de Verenigde Staten kunnen verwerken: het pushtoken van je telefoon en de korte tekst van de melding (artikel 3). Die doorgifte rust op de waarborgen die Apple en Google daarvoor in hun eigen voorwaarden bieden.
Publiceren naar een sociaal platform. Wat je publiceert, gaat op jouw opdracht naar het platform dat je kiest (artikel 7). Meta, Google en TikTok kunnen het ook buiten de EER verwerken, onder hun eigen voorwaarden en de waarborgen daarin; de YouTube API Services worden aangeboden door Google LLC in de Verenigde Staten.

Meldingen die je in een browser toestaat, gaan op dezelfde manier via de pushdienst van die browser, versleuteld zodat die dienst ze niet kan lezen. Zonder AI-functies, meldingen en publiceren naar een platform verlaat er niets de EU langs deze wegen.

9. Hoe lang we bewaren

De termijnen per categorie staan in de tabel bij artikel 3.
Media bij een post verwijderen wij zelf, en dat is bewust. TheJay is een plantool, geen opslagdienst. Staat je video eenmaal op Instagram of TikTok, dan is er weinig reden om het origineel bij ons te houden — en een archief van onuitgebracht werk dat jaren blijft staan is een risico dat wij jou niet willen opleggen. De klok begint pas als elk gekozen kanaal klaar is; nooit doordat het geplande tijdstip voorbij is. Mislukt een kanaal om 10:01, dan blijft het bestand staan.
De post zelf blijft. Titel, caption, hashtags, het geplande en het werkelijke tijdstip, de kanalen, de status, de link naar de geplaatste post, de bestandsnaam, het type, de afmetingen, de duur, de omvang en wat er misging — plus een kleine miniatuur. Je kalender blijft dus leesbaar, zonder dat wij honderden megabytes bewaren.
Je bibliotheek raken wij niet aan. Tracks, artwork en persfoto's blijven staan tot jij ze verwijdert. De termijn hierboven geldt alleen voor het bestand dat aan een geplande post hangt.
Trek je een demo-link of een smart link in, dan is hij meteen dood. Verwijder je hem, dan gaan de bijbehorende gebeurtenissen mee.
Sluit je je account, dan worden je gegevens zeven dagen later gewist, behalve wat artikel 10 noemt als bewaard — waaronder de administratie rond betalingen: wat een werkruimte aan TheJay betaalde, bewaard tot zeven jaar na het einde van het jaar waartoe het hoort, zoals de belastingwet voorschrijft (artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen), ook als de werkruimte gesloten is. Facturen, creditnota's en offertes die een werkruimte in TheJay uitgaf of ontving, bewaren we op dezelfde manier zodra elke werkruimte erop gesloten is: zeven jaar na het einde van het jaar waarin ze zijn uitgegeven, en daarna worden ze gewist.

10. Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Het meeste kun je zelf: elk record in TheJay is te bekijken, te wijzigen en te verwijderen.

Gaat het om iemand uit je netwerk die zijn gegevens opvraagt, dan is dat jouw verzoek om te beantwoorden — jij bent daar verantwoordelijke. Komt het bij ons binnen, dan sturen wij het naar jou door en helpen we je.

Een kopie downloaden

Onder Your account → Your data download je een kopie van alles wat TheJay over jou als persoon bewaart: je account, de werkruimtes waarin je zit en je rol in elk, je inlogsessies en je inlogpogingen. Wat een werkruimte bewaart — boekingen, contacten, muziek, gesprekken — hoort bij die werkruimte, en wie hem beheert kan het vanuit de werkruimte zelf exporteren.

Je account sluiten

Druk onder Your account → Your data op Delete my account, typ DELETE en bevestig met je wachtwoord. Je wordt op elk apparaat tegelijk uitgelogd en niemand kan nog op het account inloggen. Een e-mail bevestigt het en noemt de datum waarop je gegevens gewist worden: zeven dagen later. Tot dan kun je het stoppen door je wachtwoord opnieuw in te stellen met het e-mailadres van het account; daarna is het niet meer te stoppen. Alle stappen, en wat je doet als je niet kunt inloggen, staan op Je account verwijderen.

Wat gewist wordt: je account — je e-mailadres, je naam, je wachtwoord en elke sessie — je plek in elke werkruimte, je foto, de pushtokens van je telefoons en browsers, de mailboxen die je als je eigen mailbox koppelde met hun inloggegevens en de gesprekken die alleen jij kon zien, en je e-mailadres in TheJay's logboek van de mail die het verstuurde. Een werkruimte waarvan jij het enige lid was, sluit met je account en wordt daarna leeggemaakt.
Wat bewaard blijft: wat hoort bij een werkruimte waarin ook anderen zitten — een boeking, een overeenkomst, een factuur, een bericht in een gedeeld gesprek — niet meer gekoppeld aan je account; de naam en het e-mailadres van wie een contract accepteerde of ondertekende, als bewijs; wat je werkruimtes aan TheJay betaalden — abonnementen, facturen, betalingen en AI-tegoed — dat we volgens de belastingwet zeven jaar na het jaar waartoe het hoort moeten bewaren, ook als een werkruimte sluit; je inlogpogingen (artikel 4), tot hun 90 dagen om zijn; je supportvragen, zonder het adres waarnaar we antwoordden en zonder je browser, zes maanden lang, waarna ze met alle berichten erin worden verwijderd; de vastlegging dat je account gesloten en gewist is — het interne nummer, de data, of jij of onze support het sloot, en een gezouten hash van je e-mailadres, zodat we kunnen beantwoorden of een adres gewist is zonder het adres te bewaren — twee jaar lang; en, als je TheJay's mail had stopgezet of die niet bij je kon worden afgeleverd, een gezouten hash van je e-mailadres, zodat we je nooit per ongeluk opnieuw schrijven.
Onze back-ups worden niet bewerkt; wat gewist is, verdwijnt daaruit als ze verlopen.

Ben je de enige eigenaar van een werkruimte waarin ook anderen zitten, draag die dan eerst over: TheJay laat hen niet zonder eigenaar achter. Wat je maakte in een werkruimte waarin ook anderen zitten — een artiestennaam, een bedrijf — gaat over op wie daar blijft. Kun je niet inloggen, mail dan luc@going-dutch.com vanaf het adres van het account. Zodra we hebben nagegaan dat het verzoek van dat adres komt, sluit onze support het account voor je: dezelfde sluiting, met dezelfde zeven dagen en dezelfde e-mail, en met een vastlegging van wie het sloot en waarom.

Een klacht kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Beveiliging

Je wachtwoord staat opgeslagen als een gezouten bcrypt-hash, nooit leesbaar, en een mislukte inlogpoging kost evenveel tijd of nu het adres, het wachtwoord of de code fout was.
Elke rij hoort bij één werkruimte en niets is over die grens heen leesbaar.
Tokens van sociale accounts zijn versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM, met een sleutel die alleen in de draaiomgeving bestaat.
Bestanden zijn alleen bereikbaar via een token, niet via een raadbare URL.
Een demo-link is aan één persoon gericht — of zegt dat hij voor iedereen is die hem heeft — eindigt op de dag die de afzender koos, en kan op elk moment worden ingetrokken — iedereen die dezelfde demo krijgt heeft een eigen adres, dus je kunt er één intrekken zonder de rest te raken. Een download wacht altijd op een code op het adres waarheen de link ging.
Alles gaat over HTTPS; de sessiecookie is HttpOnly en Secure.

Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou zonder onnodige vertraging.

12. Wijzigingen

Verandert deze verklaring inhoudelijk, dan verhogen we het versienummer en laten we het je per e-mail weten. Een wijziging die preciezer beschrijft wat TheJay al doet, geldt vanaf de dag van publicatie. Een wijziging waardoor we je gegevens voor een nieuw doel zouden gebruiken, geldt pas nadat we je erover gemaild hebben.

Alle documenten Algemene voorwaarden Verwerkersovereenkomst Subverwerkers Support Je account verwijderen Versie 1.0 · —